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オンラインストレージサービスでオフィスをペーパーレス化しよう

2019.10.28

ネットの活用が増えてきましたが、まだまだ机の上が書類で山、ということはありませんか?

かくいう私もズボラな性分で机の上が片付かず、デスク上に溜まりがちですが、便利なクラウドストレージを使って、スッキリと片付けることにしています。

クラウドストレージで、ペーパーレス化しませんか?

今回はオススメのクラウドストレージと、使って便利なメモアプリも合わせて紹介いたします。

 

クラウドストレージとは?

クラウドストレージとは、簡単にいうと、ネット上にデータを保管できるサービスのこと。

通信回線で繋がっていれば、家でも会社でも、そしてスマホからでもパソコンからでも、同じデータをやりとりできるので、とても便利な機能です。

昔のように、いちいちUSBで繋いでデータを持って歩いて……というのがなくなって、とても使いやすくなりましたよね。

サービスによって料金や使える容量など違いますし、みなさんが主に使われるサービスによっても使い勝手が変わってきますが、私の主観で選ばせていただきました。

 

Dropbox

まずはデータのやり取りに外せないのがこちら。なにはなくともDropbox。

どのパソコンでも図面も文書もまるっと共有できるため、とても便利なDropboxは、ど定番とも言える存在です。

Dropboxを設定しさえすれば、PCのデスクトップや書類フォルダと同じ感覚でどのパソコンでも指定フォルダ内のファイルを同期できます。シームレスに利用できる使い勝手は、作業環境の違いを感じられなくなるほどです。すっかり根付いているところも多いのではないでしょうか。

無料版:2G

有料版:Dropbox Plus 2TBで月額1,200円

 

OneDrive

マイクロソフト社のクラウドストレージです。

マイクロソフト社なので、Excel、Word、PowerPoint など、Office関連のツールを普段使っているなら、誤変換やデータの表示がおかしい、などの不具合が起こりにくいので、やっぱりOneDriveが便利です。

Office365を契約していれば、OneDriveが1TBまで追加料金なしで利用できるので、Officeユーザーには欠かせない存在であると言えます。

ただMacユーザーは注意が必要で、Macで圧縮したzipファイルはWindowsと互換にならないことがままあります。ブラウザ上でやりとりする方が賢明です。

無料版:5G

有料版:100GBで月額249円。

(Office365を利用している場合は、1TB)

 

GoogleDrive

Googleの表計算のスプレッドシート、文章入力のドキュメント、プレゼン用のスライドがあり、これらを使って共有するなら、GoogleDriveが簡単で便利。

そして、使い勝手の良さの上に無料領域が15Gと大きいのも特徴です。

 

グーグルアカウントさえ持っていれば誰でもすぐに扱えるほか、URLで共有できるので、最近はよく利用するようになりました。

アンケートやお問い合わせ用のフォームもこのGoogleDriveを使えばすぐに作成できるのでおすすめです。

 

ファイルの共有をした時、作成者のみの容量が消費され相手の容量が減らないことや、1ファイルあたりの最大容量も5TBと非常に大きいことなど、他のサービスより親切設計な面も多く見られます。

さすがGoogle!といった感のある、Googleの強みを生かしたクラウドストレージです。

無料版:15G

有料版:Google One 100GBで月額250円〜。2TB月額1,300円。最高30TBまで

(15G以上は有料版GoogleOneにアップグレードが必要です)

 

AmazonDrive

AmazonDriveは、Amazon会員なら無料で5Gが使えますが、プライム会員になっているととてもお得に使えるサービスです。

プライム会員になっていればPrimePhotoが適用されるので、写真の保管が無制限!

写真画像が多く、しかもプライム会員になっているなら、使わない手はないサービス。

ただ、動画と写真以外のファイルは無料分の5Gが使われるので注意してください。

どちらかというと、データのバックアップや個人向けクラウドといったイメージのAmazon Driveです。

無料版:5G

有料版:100Gで月額約207.5円(年払い2,490円)。1TBで月額1150円(年間13,800円)。

(プライム会員なら、PrimePhotoが適用され、写真(静止画)無制限になります)

 

Evernote

ビジネスや個人でのメモ、サイトのクリップ機能、画像のメモ、などなど、記録をとっておくなら、Evernote。

個人的にかなり活用させいていただいています。

ただ料金体制が変更になり、無料での制限が2台までとなってしまってからは、かなり使い勝手が悪くなってしまいました。

それでも、iEverというテキストアプリを使ってスマホで思いついたらメモを書き、保存する習慣になっているので、まだ使っています。

書類を写メで撮ると、書類として残してくれるので、便利ですよ。

無料版:60MB 2デバイスまで。

有料版 :プレミアム 10Gで600円

 

その他のペーパーレスに最適なサービス

Googleのとても便利なクラウドサービスで、ペーパーレス化にとても役立つと思いますので、クラウドストレージサービスの一種として紹介させてください。

Googleフォト

容量無制限で写真を保存できるグーグルフォト。

相手と写真のやり取りをする必要がある時にとても便利なので使っています。SNSだと画像が圧縮されてしまうので、Googleフォトだとそれがなく助かるんです。

グーグルのアカウントなら多くの人が使っているので、写真の共有がしやすいんですよね。

Googleキープ

個人的にペーパーレス化が促進された、めちゃくちゃおすすめしたいこのGoogleキープ。

付箋タイプのメモアプリで、アカウントでPCともGoogleカレンダーとも共有できるのはもちろん、何より見やすいし、使いやすい。

直感で全て使いこなせます。

上部に表示したいメモ、覚書のメモなど、カラフルな色で分けて置いて、付箋で貼り付けることができます。

もちろん画像も、手書きメモも、チェックボックスも使えます。

私の手書きのメモは、このグーグルキープとカレンダーでほぼ無くなってしまったほど。

おすすめです。

 

まとめ

いかがでしたか?

PCともスマホでもどちらでもファイルが共有できるクラウドストレージサービスはすでにビジネスで使う人にも、プライベートでも切っても切れないものとなっている人も多いのではないでしょうか?

しかし、使い勝手はサービスによっても違いますから、他のクラウドストレージを使ってみると、新たな発見があり、さらに暮らしがスッキリとするかもしれません。

今回はおすすめクラウドストレージサービスを紹介してみました。

ペーパーレス化で机の上も、暮らしもスッキリしてみませんか?

ライター:teramiii

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